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新年会の幹事のお仕事マニュアル！予算・会場・挨拶・余興まで！ | なるほど情報マガジン新年を迎え、仕事始めになると職場で 新年会を開くことも多いでしょう。

 

親しい人だけの小さな会なら気持ちも楽ですが、職場全体の上司なども参加する新年会の幹事は、意外と仕事が多くて大変ですね。

 

もし任されたら憂鬱になる人もいると思いますが、これも仕事の一環として見事にこなしてみると、 自分の株も上がりますよね。

 

そこで、今回は新年会の幹事のお仕事マニュアルを作成してみました！

 

告知・募集・参加人数や予算の決定

新年会の幹事になったら、最初にすべきことは日程の調整とその告知、参加人数の決定などです。

まずは、あらかじめ 候補日をいくつか挙げておきましょう。

 

人数の多い部署や会社では全員参加は難しいところかもしれませんが、まずは上司に相談します。

翌日が休業日の日、ノー残業日などを選ぶと参加率が上がるかもしれません。

 

日程が決まったら早めに対象者に告知します。

近頃は メールでのお知らせが一般的かと思いますが、朝礼などの全員が集まる場で知らせるなど、方法はいろいろあります。

 

この時、おおよその開始時間、予算なども伝えておきます。

そして、出欠の確認を行い、人数が決まったら予算を決定してお店を探しましょう。

 

 

会場選び・予約

日頃からよく使うお店などあればそちらがよいでしょう。

特に決まっていなければ、 会社からの便や 会場の広さなどを考慮して選びましょう。

 

料理は飲み放題付のコース料理にしておけば、予算も設定しやすくなりますし、集金なども楽ですね。

会場選びは上司に相談してもよいですし、料理のジャンルをいくつか挙げて、アンケートにしてもよいですね。

 

同様に新年会を開こうとする会社が多くなりますので、どのお店も予約が早く埋まりがちです。

日程が決まり次第、おおよその人数で 予約しておきましょう。

 

その際、最終的な人数はいつまでに伝えればよいのか、直前の人数変動のキャンセル料はいくらになるかを確認しておきましょう。

 

挨拶・乾杯・上司の挨拶・余興の段取り

職場の雰囲気や習慣にもよるでしょうが、 乾杯の音頭、上司の挨拶、余興などが必要なケースもあります。

 

特に挨拶をお願いしたい上司の方には、案内通知を出したあと、できれば直接その旨を伝えておきましょう。

どれくらいの時間で、どのタイミングで挨拶をしてもらうのかも伝えておきます。

 

そういった堅苦しい挨拶は省いていいという雰囲気の職場なら、これらは割愛もできるかもしれません。

 

また、余興に関しては、年少者による芸だったり、景品付きビンゴなどいろいろあります。

余興の進行は誰が行うのか、景品の予算などもあらかじめ考慮した上で検討しましょう。

 

 

支払い・二次会の案内

お店への 支払いも、幹事の大切な仕事です。

新年会の途中でお金を集めるのは、お酒も入った後だと大変になります。

 

前日位に、事前に集金しておくのがよいでしょう。

お店とも、支払いの金額を事前に確認しておき、当日は支払うだけの状態にしておくとスムーズですね。

 

また、二次会を行うことがあらかじめ決まっていれば、そのお店のセッティングもしておく必要があります。

同様に、人数の確認やお店の予約などを行っておきましょう。

 

二次会は別の人に 幹事を依頼するということでも構いません。

いずれにしても、参加することを強要しないようにしたいですね。

 

幹事はいろいろと細かい仕事もあり大変ですが、小さな気遣いはその後の職場での評価にも繋がります。

先輩などに相談しながら、自分用のマニュアルを作っておくと安心ですね。