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忘年会の幹事のお仕事マニュアル！予算～二次会引継ぎまで！ | なるほど情報マガジン職場の忘年会の 幹事を任されてしまったら・・・

まず何から手をつけていいのか迷ってしまいますよね。

 

普通の飲み会とはまた違い、余興などもあって進行も必要になりますからね。

準備が足りなくてグダグダになったり、盛り上がらなかったりすると、1年の最後を気持ちよく締めることができません。

 

そこで今回は、忘年会の幹事のお仕事マニュアルをご紹介します。

 

予算や日程の決定と告知・募集

幹事の仕事としてまず大事なのは、 日程や 予算を決めることです。

会社の業務に支障がなく、なるべく多くの人が出席できる日を選びましょう。

 

仕事納めの日に忘年会を行う場合もありますが、12月10日以降で早めに行ってしまうケースもあります。

去年はどうだったのか、まずは調査してみてもいいかもしれませんね。

 

予算は会社の負担があるのかどうかをまず確認しましょう。

会費は社員の負担にならないような額で決定します。

 

後から会費が上がってしまったりするとクレームになるので、募集の段階では高めに設定しておいた方がよいかもしれません。

 

日程と予算が決まったら、まずは 告知・募集を行いましょう。

メールや回覧、掲示板など、みんなが見るところで行います。

 

 

会場選び・予約

大体の人数が決定したら、予算に合わせて 店を選びます。

クーポンなどが使用できるお店を使うと、ワンランク上の会になるかもしれませんね！

 

どこの会社でも忘年会は行うものですから、12月の居酒屋は混雑しています。

いい店は早めに埋まってしまうので、幹事を任されたらなるべく早く予約をするようにしましょう。

 

ホットペッパーの調査によると、2ヶ月前からリサーチし、1ヶ月前には予約をするとスムーズだそうです。

 

細かい人数は直前でも大丈夫だと思います。

念のため、いつまでに最終的な人数を決めればよいのか、 キャンセル料はいつからかかるのかなどを確認しておきましょう。

 

挨拶・乾杯・上司の挨拶・余興の段取り

会場が決定したら当日の マニュアルを作ります。

司会も同時に行うことが多いので、開会の挨拶なども考えておきましょう。

 

また、 乾杯の挨拶は誰にお願いするのか、 上司からのありがたい挨拶を組み込むのか、まだまだ考えておくべきことは多いですよ。

 

ゲームや出し物などの余興についても準備が必要です。

会社によってかなり違いがあると思いますので、例年どうだったのかを参考にしましょう。

 

定番のゲームとしては ビンゴ大会があります。

みんなが参加しやすいのでよいですが、景品を買わなくてはいけないという仕事が増えます。

 

人数が多い会であれば、ゲームの景品集めは他の人に依頼してもよいでしょう。

幹事は司会をしていて何かと忙しいので、お金を集める係も決めておくとよいかもしれません。

 

 

支払い・二次会の案内

会費の徴収は、その場で行うと時間が取られてしまいます。

また、誰が払ったのかもわかりにくくなってしまうので、会場に来る前に行うとスムーズです。

 

始めにお金を集めておけば、支払いもいつでもいけますからね。

〆の挨拶などが始まる前に支払っておくとスムーズですよ。

 

もしもお金が余った場合は後日返金するか、次の飲み会に使用しましょう。

 

二次会を行う場合は別に幹事を立てておきましょう。

1人で二つ担当するのは大変です。

二次会の案内は基本、二次会の幹事にまかせてもよいと思います。

 

幹事は最後にお店に忘れ物がないかなども確認しなくてはいけません。

いろいろ準備など大変だと思いますが、しっかり段取りできればプラスになるのではないでしょうか。